Persondatapolitik for Skolerne i Oure

Senest ajourført 4/4 2022.

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU's Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov om persondata (Lov nr. 502 af 23. maj 2018 -
Databeskyttelsesloven).

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:
Skolerne i Oure

Idrætsvej, 5883 Oure
Tlf. 62 38 38 38
E-mail: GDPR@oure.dk
www.oure.dk
CVR-nr. 13 18 20 00

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til skolens dataansvarlige:
Økonomidirektør Bo Dybbro
Mobil 23 34 70 20
E-mail: GDPR@oure.dk

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Skolerne i Oure
Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.

Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse nr. 815 af 14/8 2019 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:
3.1. Nyhedsbreve
Vi sender nyhedsbreve ud i løbet af året. Hvis du skriver dig op til vores nyhedsbrev, gemmer vi din e-mailadresse og evt. andre oplysninger, som navn og adresse i vores automatiske udsendelsesprogram. Vi bruger ikke din e-mailadresse til andre formål og videregiver den ikke til andre.

3.2. Venteliste/tilmelding til åbent hus
Hvis du tilmelder dig venteliste til kommende skoleår, behandler vi følgende oplysninger om dig: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, køn, ønske om linje, oplysning om baggrund vedr. sport- og artsvalg, årgang, samt CPR.-nr.

Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det indeværende skoleår med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig give kontoret besked om dette.

3.3. Kommende/Nuværende elev
Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, køn, ønske om linje, oplysning om baggrund vedr. sport- og artsvalg, årgang, klassetrin, navn på nuværende skole, samt CPR.-nr.

Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.

Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.

Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig under dit ophold på skolen: karakterer, sygefravær, andet fravær, UNI-login, betalingsoplysninger (alene ved evt. tilbagebetaling), pasnummer til brug for studierejser, tøjstørrelser.

Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, på interne infoskærme og på skolens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.

I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos, beder vi om samtykke til at offentliggøre dem på intra, Viggo-net og Lectio.

3.4. Forældre og evt. samlever
Når en elev (under 18 år) søger om optagelse på Skolerne i Oure indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere, eventuel samlever og evt. nærmeste pårørende (ved elever over 18 år): navn, adresse, telefon, e-mailadresse. 

Desuden indsamler vi CPR.-nr. og (for forældre til efterskoleelever) indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart til brug for beregning af statslig elevstøtte på efterskole, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af 10/05/2011, og (for forældre til gymnasieelever
under 18 år) indkomstoplysninger i året forud for kursusstart, til beregning af opholdsstøtte på kostgymnasiet. Se også pkt. 4 nedenfor.

Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af evt. betalingen for skoleopholdet.

3.5. Besøgende på hjemmeside/webshop
Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre evt. login samt indsamle webstatistik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies gør, at du mere effektivt og
nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner. Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt.

 
4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig:
Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og UU samt PPR:
For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole, UU og hvis relevant, hos PPR. Det drejer sig
uddannelsesplan og karakterer.

Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi også denne vurdering. Elev og/eller forældre skal give samtykke hertil.

4.2. Forældre og evt. samlever:
Forældre til kommende efterskoleelever og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.

Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.

Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for datoen for kursusstart.

5. Sådan behandler vi oplysningerne:
5.1. Nødvendig behandling på skolen
Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.
Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig elevstøtte og opholdsstøtte på gymnasiet.

Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om indkomst og økonomi.

Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linje, valgfag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer, mv.

Vores uddannelsesvejleder behandler følgende oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk.

Skolens ledelse har adgang til alle oplysninger om elever. Kun de relevante medarbejdere (fx linjelærere, klasselærere, kostskolepædagoger), har adgang til oplysninger om elever som de har ansvar for.

For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse eller studentereksamen hos os, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne efter gældende regler.

5. 2. Deling med andre
Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.

Vi bruger UNI-Login til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler. Vores leverandører her omfatter STIL, Gyldendal, Systime, Clio Online, CFU Danmark, JH Software, Alinea, MV Nordic, Macom, Ordbogen.

Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mailadresse og CPR.-nr.

Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender Uni-login. De har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores elever. I enkelte tilfælde overføres data til servere i tredjelande.

Vi har ligeledes underskrevet databehandleraftaler med udbydere af administrative systemer. Vores leverandører her omfatter MaCom, KomIt, Viggo, SignIt, Techotel, KMD.

Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.

Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med rejsearrangørerne. Disse oplysninger omfatter navn, adresse, køn, alder, pasnummer, forsikringsforhold, statsborgerskab, rejsedatoer og CPR.-nr.

5.3. Sletning
Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen, eller den øvrige administration. Dog gemmes oplysninger, der er givet særskilt samtykke til, at vi må gemme.

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter primært: Navn, adresse, klassetrin, cpr-nr., antal ugers aktivitet på skolerne, betalingsoplysninger i forbindelse med
efterskoleopholdet.

Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet i skoleåret.

Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes senest 12 måneder efter seneste besøg, jf cookie politik.

Afgangsprøvebeviser opbevares jf. pkt. 5.1., som krævet af gældende regler.

Hvis vi af en eller anden grund opbevarer personoplysninger udover forældelsesfristen, vil vi informere dig om det.

6. De registreredes rettigheder
6.1. Indsigt
Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som
oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr.
for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr. (https://www.datatilsynet.dk/borger/mine-rettigheder/indsigt/)

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning, i det omfang det er nødvendigt, så hurtigt som muligt. Hvis vi ikke kan imødekomme din
anmodning, kontakter vi dig. 

6.3. Begrænsning af behandling
Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

6.4. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

6.5. Indsigelsesret
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til
enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.

6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte
eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.

7. Sikkerhed
Skolens behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi
har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

8. Klage til tilsynsmyndighed
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det
danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

9. Opdatering af denne Politik 
Skolerne i Oure er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse f personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og
lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.